Tourenplanung, Tourenoptimierung & Messe

Messelogistik: Ab- und Aufbau richtig koordinieren

Stau vor dem Messegelände – alles steht. Messezeit bedeutet für Logistiker häufig auch Stresszeit. Damit der Auf- und Abbau reibungslos funktioniert, ist schon vor dem Messestart eine gute Planung und Koordination notwendig. Denn klassische Dock & Yard Management-Systeme stoßen bei der Prozessoptimierung für Messen an ihre Grenzen. Was kann also der Veranstalter für die Messelogistik tun? Und wie kann Software für Tourenplanung dabei helfen?

Viel ungenutztes Potenzial in der Messelogistik

Ein typischer Morgen des ersten Aufbautags einer Messe: Hundert Sattelschlepper versuchen gleichzeitig das Veranstaltungsgelände zu erreichen. Vor den Toren stehen die Lastkraftwagen dicht an dicht und warten auf Einlass. Besonders Messegelände, die in Stadtzentren gelegen sind, verursachen dichten Verkehr in den umliegenden Straßen. Auch auf dem Gelände selbst fehlt es an ausreichend Fläche, wenn sämtliche Aussteller in einem kleinen Zeitfenster ihre Stände aufbauen wollen. Stau und Logistikchaos sorgen für viel Frust und Konfliktpotenzial.

Großes Optimierungspotenzial in der Planung bleibt ungenutzt. Eine Lösung speziell für Messelogistik gibt es noch nicht. Das klassische Dock & Yard Management-System, das beispielsweise für Lebensmittelkonzerne und Paketdienste im Einsatz ist, koordiniert Logistikprozesse an Toren und Rampen noch vor dem Eintreffen der Lkw mithilfe eines Zeitfenstermanagements und Zutrittskontrolle vor Ort. Allerdings ist dieses System noch keine geeignete Lösung für die Messe: Es kann keine weiteren Funktionen wie beispielsweise die räumliche Verteilung der Kapazitäten auf dem Gelände und deren Umplanung umsetzen.

Vorkehrungen noch vor dem Aufbautag treffen

Das Ziel der Optimierung der Messelogistik ist nämlich, ausreichend Platz für Transporteure und deren Fahrzeuge zum Ein- und Ausfahren freizuhalten. Noch bevor die Messe stattfindet, müssen verfügbare Messehallen, Parkflächen im Ladehof und die zur Verfügung stehenden Ladetage bestimmt werden. Finden mehrere Veranstaltungen parallel statt, wird die Planung umso komplexer. Eine IT-basierte Simulation der erwarteten Anzahl der Fahrzeuge und der zur Verfügung stehenden Ladeflächen hilft, anhand komplexer Parkmuster festzustellen, wie viele Fahrzeuge unterschiedlicher Größen in der Praxis Platz finden.

Planer sollten zudem bei der Buchung berücksichtigen, ob für ein Fahrzeug zu einem gegebenen Zeitpunkt genügend Platz zur Verfügung steht. Der Veranstalter kann unter anderem auch festlegen, dass große Aussteller aufgrund ihrer längeren Aufbauzeit drei Tage vor anderen Ausstellern anreisen dürfen. Das Reservieren sogenannter VIP-Flächen bietet Messegesellschaften zusätzlich ein Angebot interessanter Extra-Pay-Modelle.

Mithilfe einer Planungssoftware Fahrzeuge gezielt abrufen

Setzt der Veranstalter zudem eine Software zur Tourenplanung ein, ist es möglich, die Fahrzeuge am Aufbautag nicht direkt zum Messegelände zu leiten. Stattdessen registrieren sich die Fahrer zunächst auf einem Sammelparkplatz. Nach dem Erfassen der eingetroffenen Fahrzeuge kann den Transporteuren eine Freigabe für die Fahrt auf das eigentliche Messegelände erteilt werden. Treten Störungen wie das Blockieren einer Parkfläche durch ein Fahrzeug, Staus oder Torsperrungen ein, müssen Verantwortliche umplanen, um jedem Kunden einen neuen Slot zuzuteilen, der möglichst nah an der ursprünglichen Buchung liegt.

Sobald das Fahrzeug am Tor ankommt, muss der Fahrer einen Einfahrtscode vorweisen. Durch diesen Code überprüft der Disponent, ob zu diesem Zeitpunkt ein Slot gebucht ist. Der Ladehofmanager erfasst alle Vorgänge, um sie mit der Planung abzugleichen. So erfüllt diese Methodik bestmöglich die Besuchs- und Ladewünsche der Kunden an Messen und gibt ihnen die Sicherheit, ein Zeitfenster zur gewünschten Uhrzeit zu erhalten. Für den Abbau gilt anschließend ein ähnlicher Ablauf, lediglich in umgekehrter Reihenfolge.

Nach der Messe ist vor der Messe

Ist die Messe vorbei, gilt es wichtige Aspekte für das Reporting zu dokumentieren: Wie viele Fahrzeuge waren auf dem Gelände? An welchen Tagen sind sie gekommen? Welche Ladehöfe wurden besonders stark frequentiert? Wie viele Verspätungen gab es? Anhand dieser Daten kann der Messeveranstalter analysieren, wie die Planung in der Praxis funktioniert hat, und die gewonnenen Erkenntnisse im Folgejahr anwenden.

Anhand der Softwarelösungen für Tourenplanung, die über den Leistungsumfang eines Dock & Yard-Management-Systems hinausgehen, können Zeitmanagement und Koordinieren der Fahrzeuge mit verfügbaren Flächen abgeglichen werden. Damit werden sowohl Aussteller, deren Transportdienstleister als auch Veranstalter und Messebauer unterstützt. Durch geschickte Bepreisung neuer Services lassen sich zudem zusätzliche Einnahmen generieren, die weit über die Kosten einer Software hinausgehen.

Sie sind selbst Messelogistiker und wollen Ihre Organisation optimieren? Setzen Sie sich mit uns in Kontakt: Gemeinsam erarbeiten wir, wie der Auf- und Abbau für Ihre Veranstaltung optimal koordiniert werden kann.

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