Stau vor dem Messegelände – alles steht. Messezeit bedeutet für die gesamte Logistik häufig auch Stresszeit. Damit der Auf- und Abbau reibungslos funktioniert, ist schon vor dem Messestart eine gute Strategie und Koordination notwendig. Denn klassische Dock & Yard Management-Systeme stoßen bei der Prozessoptimierung für Messen an ihre Grenzen. Was kann also der Veranstalter für die Messelogistik tun? Und wie kann Software für Tourenplanung dabei helfen?
Viel ungenutztes Potenzial in der Messelogistik
Ein typischer Morgen des ersten Aufbautags einer Messe: Hundert Sattelschlepper versuchen gleichzeitig das Veranstaltungsgelände zu erreichen. Vor den Toren stehen die Lastkraftwagen dicht an dicht und warten auf Einlass. Besonders Messeareale, die in Stadtzentren gelegen sind, verursachen dichten Verkehr in den umliegenden Straßen. Auch auf dem Gelände selbst fehlt es an ausreichend Fläche, wenn sämtliche Aussteller in einem kleinen Zeitfenster ihren Messestand aufbauen wollen. Der Transport gerät ins Stocken: Stau und Logistikchaos sorgen für viel Frust und Konfliktpotenzial bei allen beteiligten Unternehmen.
Großes Optimierungspotenzial in der Planung bleibt ungenutzt. Eine Lösung speziell für Messelogistik gibt es noch nicht. Das klassische Dock & Yard Management-System, das beispielsweise für Lebensmittelkonzerne und Paketdienste weltweit im Einsatz ist, koordiniert Logistikprozesse an Toren und Rampen noch vor dem Eintreffen der Lkw mithilfe eines Zeitfenstermanagements und Zutrittskontrolle vor Ort. Allerdings ist der Service dieses System noch zu unausgereiftfür die Messelogistik: Es kann keine weiteren Funktionen wie beispielsweise die räumliche Verteilung der Kapazitäten auf dem Gelände und deren Umplanung umsetzen.
Proaktive Vorkehrungen für die Messelogistik treffen
Das Ziel der Optimierung der Messelogistik ist nämlich, ausreichend Platz für Transporteure und deren Fahrzeuge zum Ein- und Ausfahren freizuhalten. Noch bevor das Eventstattfindet, müssen verfügbare Messehallen, Parkflächen im Ladehof und die zur Verfügung stehenden Ladetage bestimmt werden. Finden mehrere Veranstaltungen parallel statt, wird es umso komplexer die Logistik zu planen. Dabei hilft eine IT-basierte Simulation der erwarteten Anzahl der Fahrzeuge und der zur Verfügung stehenden Ladeflächen. Anhand komplexer Parkmusterlässt sich so eindeutig feststellen, wie viele Fahrzeuge unterschiedlicher Größen in der Praxis Platz finden.
Planer sollten zudem bei der Buchung berücksichtigen, ob für ein Fahrzeug zu einem gegebenen Zeitpunkt genügend Platz zur Verfügung steht. Der Veranstalter kann unter anderem auch festlegen, dass große Aussteller aufgrund ihrer längeren Aufbauzeit drei Tage vor anderen Ausstellern anreisen dürfen. Das Reservieren sogenannter VIP-Flächen bietet Messegesellschaften zusätzlich ein Angebot interessanter Extra-Pay-Modelle.
Mithilfe einer Planungssoftware Fahrzeuge gezielt abrufen
Setzt der Veranstalter zudem eine Software zur Tourenplanung ein, ist es möglich, die Fahrzeuge am Aufbautag nicht direkt zum Messegelände zu leiten. Stattdessen registrieren sich die Fahrer zunächst auf einem Sammelparkplatz. Nach dem Erfassen der eingetroffenen Fahrzeuge kann den Transporteuren eine Freigabe für die Fahrt auf das eigentliche Gelände erteilt werden. Treten Störungen wie das Blockieren einer Parkfläche durch ein Fahrzeug, Staus oder Torsperrungen ein, müssen Verantwortliche umplanen. Jeder Kunde sollte dabei einen neuen Slot erhalten, der möglichst nah an der ursprünglichen Buchung liegt.
Sobald das Fahrzeug am Tor ankommt, muss der Fahrer einen Einfahrtscode vorweisen. Durch diesen Code überprüft der Disponent, ob zu diesem Zeitpunkt ein Slot gebucht ist. Der Ladehofmanager erfasst alle Vorgänge, um sie mit der Planung abzugleichen. Diese Methodik erfüllt die Besuchs- und Ladewünsche der Kunden an Messen und gibt ihnen die Sicherheit, das gewünschte Zeitfenster zu erhalten. Für den Abbau gilt anschließend ein ähnlicher Ablauf, lediglich in umgekehrter Reihenfolge.
Nach der Messe ist vor der Messe
Ist die Messe vorbei, gilt es wichtige Aspekte für das Reporting zu dokumentieren: Wie viele Fahrzeuge waren auf dem Gelände? An welchen Tagen sind sie gekommen? Welche Ladehöfe wurden besonders stark frequentiert? Wie viele Verspätungen gab es beim Transport? Anhand dieser Daten kann der Messeveranstalter analysieren, wie die Planung in der Praxis funktioniert hat. Die gewonnenen Erkenntnisse kann er für seine Eventlogistik im Folgejahr anwenden.
Softwarelösungen für Tourenplanung verfügen über umfangreichere Leistungen als ein klassisches Dock & Yard-Management-System. So können Zeitmanagement und die Koordination der Transporte mit den verfügbaren Flächen abgeglichen werden. Damit werden sowohl Aussteller, deren Transportdienstleister als auch Veranstalter und Messebauer unterstützt. Durch geschickte Bepreisung neuer Services lassen sich zudem zusätzliche Einnahmen generieren, die weit über die Kosten einer Software hinausgehen.
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