Ingorgo davanti al centro espositivo: tutto è fermo. Il tempo delle fiere spesso significa anche tempo di stress per l'intera logistica. Per garantire che l'allestimento e lo smontaggio avvengano senza intoppi, è necessaria una buona strategia e un buon coordinamento già prima dell'inizio della fiera. Questo perché i classici sistemi di gestione delle banchine e dei piazzali raggiungono i loro limiti quando si tratta di ottimizzare i processi per le fiere. Cosa può fare l'organizzatore per la logistica della fiera? E come può essere d'aiuto un software per la pianificazione degli itinerari?
Molto potenziale non sfruttato nella logistica delle fiere
Una tipica mattinata nel primo giorno di allestimento di una fiera: Un centinaio di autoarticolati cerca di raggiungere il luogo dell'evento nello stesso momento. Fuori dai cancelli, i camion stanno vicini in attesa di essere fatti entrare. Soprattutto i siti fieristici situati nei centri urbani causano un traffico intenso nelle strade circostanti. Inoltre, quando tutti gli espositori vogliono allestire i loro stand in un lasso di tempo ristretto, c'è una mancanza di spazio all'interno dell'area stessa. I trasporti si bloccano: gli ingorghi e il caos logistico causano molta frustrazione e potenziali conflitti per tutte le aziende coinvolte.
Un grande potenziale di ottimizzazione nella pianificazione rimane inutilizzato. Non esiste ancora una soluzione specifica per la logistica delle fiere. Il classico Dock & Yard Management System, utilizzato ad esempio dalle aziende alimentari e dai servizi di spedizione pacchi di tutto il mondo, coordina i processi logistici ai cancelli e alle rampe prima dell'arrivo dei camion con l'aiuto della gestione delle finestre temporali e del controllo degli accessi in loco. Tuttavia, il servizio di questo sistema è ancora troppo immaturo per la logistica fieristica: non può implementare altre funzioni come la distribuzione spaziale delle capacità sul sito e la loro riprogrammazione.
Organizzare in modo proattivo la logistica della fiera
Das Ziel der Optimierung der Messelogistik ist nämlich, ausreichend Platz für Transporteure und deren Fahrzeuge zum Ein- und Ausfahren freizuhalten. Noch bevor das Eventstattfindet, müssen verfügbare Messehallen, Parkflächen im Ladehof und die zur Verfügung stehenden Ladetage bestimmt werden. Finden mehrere Veranstaltungen parallel statt, wird es umso komplexer die Logistik zu planen. Dabei hilft eine IT-basierte Simulation der erwarteten Anzahl der Fahrzeuge und der zur Verfügung stehenden Ladeflächen. Anhand komplexer Parkmusterlässt sich so eindeutig feststellen, wie viele Fahrzeuge unterschiedlicher Größen in der Praxis Platz finden.
I pianificatori dovrebbero anche considerare se c'è abbastanza spazio per un veicolo in un dato momento al momento della prenotazione. Tra l'altro, l'organizzatore può anche stabilire che i grandi espositori possano arrivare tre giorni prima degli altri espositori a causa del loro tempo di allestimento più lungo. La prenotazione dei cosiddetti spazi VIP offre inoltre alle aziende fieristiche un'offerta di interessanti modelli extra-pay.
Chiamare i veicoli in modo mirato con l'aiuto del software di pianificazione
Se l'organizzatore utilizza anche un software di pianificazione dei percorsi, è possibile non dirigere i veicoli direttamente al quartiere fieristico il giorno dell'allestimento. Invece, i conducenti si registrano prima in un'area di parcheggio collettiva. Dopo aver registrato i veicoli arrivati, i trasportatori possono ricevere l'autorizzazione a circolare sul terreno. Se si verificano interruzioni, come un parcheggio bloccato da un veicolo, ingorghi o blocchi dei cancelli, i responsabili devono riprogrammare. A ogni cliente deve essere assegnato un nuovo slot che sia il più vicino possibile alla prenotazione originale.
Non appena il veicolo arriva al cancello, il conducente deve presentare un codice d'ingresso. Attraverso questo codice, il dispatcher verifica se in quel momento è prenotato uno slot. Il responsabile della baia di carico registra tutte le operazioni per farle coincidere con la pianificazione. Questa metodologia soddisfa le richieste di visita e di carico dei clienti alle fiere e dà loro la certezza di ricevere la fascia oraria desiderata. Per lo smontaggio si applica una procedura analoga, ma in ordine inverso.
Dopo la fiera è prima della fiera
Una volta terminata la fiera, è necessario documentare gli aspetti importanti per la rendicontazione: Quanti veicoli c'erano sul terreno? In quali giorni sono venuti? Quali piazzali di carico erano particolarmente affollati? Quanti ritardi ci sono stati nel trasporto? Grazie a questi dati, l'organizzatore della fiera può analizzare il funzionamento pratico della pianificazione. Può utilizzare le conoscenze acquisite per la logistica dei suoi eventi l'anno successivo.
Le soluzioni software per la pianificazione degli itinerari dispongono di servizi più ampi rispetto a un classico sistema di gestione delle banchine e dei piazzali. Ad esempio, la gestione del tempo e il coordinamento dei trasporti possono essere abbinati allo spazio disponibile. Questo supporta gli espositori, i loro fornitori di servizi di trasporto, gli organizzatori e i costruttori di stand. Grazie a una tariffazione intelligente dei nuovi servizi, è possibile generare ricavi aggiuntivi che vanno ben oltre i costi di un software.
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