Pianificazione di tour, ottimizzazione di tour e fiere

Logistica Trade fair: coordinare correttamente lo smontaggio e il montaggio

Ingorgo davanti al centro espositivo - tutto è fermo. Per gli esperti di logistica, il tempo delle fiere spesso significa tempo di stress. Per garantire che l'allestimento e lo smontaggio avvengano senza problemi, è necessaria una buona pianificazione e coordinazione anche prima dell'inizio della fiera. Questo perché i classici sistemi di gestione delle banchine e dei cantieri raggiungono i loro limiti quando si tratta di ottimizzare i processi per le fiere. Cosa può fare quindi l'organizzatore per la logistica della fiera? E come può aiutare un software per la pianificazione dei percorsi?

Molto potenziale non sfruttato nella logistica delle fiere

Una tipica mattina del primo giorno di allestimento di una fiera: Un centinaio di autoarticolati cercano di raggiungere il luogo dell'evento nello stesso momento. Fuori dai cancelli, i camion stanno vicini in attesa di essere fatti entrare. Soprattutto le fiere situate nei centri delle città causano un traffico pesante nelle strade circostanti. C'è anche una mancanza di spazio sul terreno stesso quando tutti gli espositori vogliono allestire i loro stand in una piccola finestra di tempo. Gli ingorghi e il caos logistico causano molta frustrazione e un potenziale di conflitto.

Un grande potenziale di ottimizzazione nella pianificazione rimane inutilizzato. Una soluzione specifica per la logistica delle fiere non esiste ancora. Il classico Dock & Yard Management System, usato per esempio da aziende alimentari e servizi di pacchi, coordina i processi logistici ai cancelli e alle rampe ancora prima che i camion arrivino sul posto con l'aiuto della gestione delle finestre temporali e del controllo degli accessi. Tuttavia, questo sistema non è ancora una soluzione adatta alla fiera: Non può implementare altre funzioni come la distribuzione spaziale delle capacità sul sito e la loro riprogrammazione.

Prendere accordi prima del giorno dell'allestimento

Dopo tutto, l'obiettivo dell'ottimizzazione della logistica della fiera è quello di mantenere abbastanza spazio libero per i trasportatori e i loro veicoli per entrare e uscire. Già prima che la fiera abbia luogo, devono essere determinati i padiglioni espositivi disponibili, le aree di parcheggio nel piazzale di carico e i giorni di carico disponibili. Se diversi eventi hanno luogo allo stesso tempo, la pianificazione diventa ancora più complessa. Una simulazione informatica del numero previsto di veicoli e delle aree di carico disponibili aiuta a determinare quanti veicoli di diverse dimensioni possono essere ospitati in pratica sulla base di modelli di parcheggio complessi.

I pianificatori dovrebbero anche considerare se c'è abbastanza spazio per un veicolo in un dato momento al momento della prenotazione. Tra l'altro, l'organizzatore può anche stabilire che i grandi espositori possano arrivare tre giorni prima degli altri espositori a causa del loro tempo di allestimento più lungo. La prenotazione dei cosiddetti spazi VIP offre inoltre alle aziende fieristiche un'offerta di interessanti modelli extra-pay.

Chiamare i veicoli in modo mirato con l'aiuto del software di pianificazione

Se l'organizzatore usa anche un software di pianificazione dei percorsi, è possibile non dirigere i veicoli direttamente verso l'area espositiva il giorno dell'allestimento. Invece, gli autisti si registrano prima in un parcheggio collettivo. Dopo aver registrato i veicoli che sono arrivati, i trasportatori possono essere autorizzati a guidare fino al sito espositivo vero e proprio. Se si verificano interruzioni, come un veicolo che blocca un parcheggio, ingorghi o chiusure di cancelli, le persone responsabili devono riprogrammare per assegnare ad ogni cliente un nuovo slot che sia il più vicino possibile alla prenotazione originale.

Non appena il veicolo arriva al cancello, l'autista deve mostrare un codice di accesso. Il dispatcher utilizza questo codice per verificare se una fascia oraria è stata prenotata in quel momento. Il responsabile del piazzale di carico registra tutti i processi per confrontarli con la pianificazione. In questo modo, questo metodo soddisfa in modo ottimale le richieste di visita e caricamento dei clienti alle fiere e dà loro la sicurezza di ricevere una finestra temporale all'ora desiderata. Una procedura simile si applica poi allo smontaggio, solo in ordine inverso.

Dopo la fiera è prima della fiera

Ist die Messe vorbei, gilt es wichtige Aspekte für das Reporting zu dokumentieren: Wie viele Fahrzeuge waren auf dem Gelände? An welchen Tagen sind sie gekommen? Welche Ladehöfe wurden besonders stark frequentiert? Wie viele Verspätungen gab es? Anhand dieser Daten kann der Messeveranstalter analysieren, wie die Planung in der Praxis funktioniert hat, und die gewonnenen Erkenntnisse im Folgejahr anwenden.

Utilizzando le soluzioni software per la pianificazione dei percorsi, che vanno oltre l'ambito di un sistema di gestione delle banchine e dei cantieri, la gestione del tempo e il coordinamento dei veicoli possono essere abbinati allo spazio disponibile. Questo supporta gli espositori, i loro fornitori di servizi di trasporto, così come gli organizzatori e i costruttori di stand. Fissando abilmente i prezzi dei nuovi servizi, si possono anche generare entrate aggiuntive che vanno ben oltre i costi di un software.

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