Ingorgo davanti al centro espositivo: tutto è fermo. Il tempo delle fiere spesso significa anche tempo di stress per l'intera logistica. Per garantire che l'allestimento e lo smontaggio avvengano senza intoppi, è necessaria una buona strategia e un buon coordinamento già prima dell'inizio della fiera. Questo perché i classici sistemi di gestione delle banchine e dei piazzali raggiungono i loro limiti quando si tratta di ottimizzare i processi per le fiere. Cosa può fare l'organizzatore per la logistica della fiera? E come può essere d'aiuto un software per la pianificazione degli itinerari?
Molto potenziale non sfruttato nella logistica delle fiere
Una tipica mattinata nel primo giorno di allestimento di una fiera: Un centinaio di autoarticolati cerca di raggiungere il luogo dell'evento nello stesso momento. Fuori dai cancelli, i camion stanno vicini in attesa di essere fatti entrare. Soprattutto i siti fieristici situati nei centri urbani causano un traffico intenso nelle strade circostanti. Inoltre, quando tutti gli espositori vogliono allestire i loro stand in un lasso di tempo ristretto, c'è una mancanza di spazio all'interno dell'area stessa. I trasporti si bloccano: gli ingorghi e il caos logistico causano molta frustrazione e potenziali conflitti per tutte le aziende coinvolte.
Un grande potenziale di ottimizzazione nella pianificazione rimane inutilizzato. Una soluzione specifica per la logistica delle fiere non esiste ancora. Il classico Dock & Yard Management System, usato per esempio da aziende alimentari e servizi di pacchi, coordina i processi logistici ai cancelli e alle rampe ancora prima che i camion arrivino sul posto con l'aiuto della gestione delle finestre temporali e del controllo degli accessi. Tuttavia, questo sistema non è ancora una soluzione adatta alla fiera: Non può implementare altre funzioni come la distribuzione spaziale delle capacità sul sito e la loro riprogrammazione.
Organizzare in modo proattivo la logistica della fiera
Dopo tutto, l'obiettivo dell'ottimizzazione della logistica della fiera è quello di mantenere abbastanza spazio libero per i trasportatori e i loro veicoli per entrare e uscire. Già prima che la fiera abbia luogo, devono essere determinati i padiglioni espositivi disponibili, le aree di parcheggio nel piazzale di carico e i giorni di carico disponibili. Se diversi eventi hanno luogo allo stesso tempo, la pianificazione diventa ancora più complessa. Una simulazione informatica del numero previsto di veicoli e delle aree di carico disponibili aiuta a determinare quanti veicoli di diverse dimensioni possono essere ospitati in pratica sulla base di modelli di parcheggio complessi.
I pianificatori dovrebbero anche considerare se c'è abbastanza spazio per un veicolo in un dato momento al momento della prenotazione. Tra l'altro, l'organizzatore può anche stabilire che i grandi espositori possano arrivare tre giorni prima degli altri espositori a causa del loro tempo di allestimento più lungo. La prenotazione dei cosiddetti spazi VIP offre inoltre alle aziende fieristiche un'offerta di interessanti modelli extra-pay.
Chiamare i veicoli in modo mirato con l'aiuto del software di pianificazione
Se l'organizzatore usa anche un software di pianificazione dei percorsi, è possibile non dirigere i veicoli direttamente verso l'area espositiva il giorno dell'allestimento. Invece, gli autisti si registrano prima in un parcheggio collettivo. Dopo aver registrato i veicoli che sono arrivati, i trasportatori possono essere autorizzati a guidare fino al sito espositivo vero e proprio. Se si verificano interruzioni, come un veicolo che blocca un parcheggio, ingorghi o chiusure di cancelli, le persone responsabili devono riprogrammare per assegnare ad ogni cliente un nuovo slot che sia il più vicino possibile alla prenotazione originale.
Non appena il veicolo arriva al cancello, l'autista deve mostrare un codice di accesso. Il dispatcher utilizza questo codice per verificare se una fascia oraria è stata prenotata in quel momento. Il responsabile del piazzale di carico registra tutti i processi per confrontarli con la pianificazione. In questo modo, questo metodo soddisfa in modo ottimale le richieste di visita e caricamento dei clienti alle fiere e dà loro la sicurezza di ricevere una finestra temporale all'ora desiderata. Una procedura simile si applica poi allo smontaggio, solo in ordine inverso.
Dopo la fiera è prima della fiera
Una volta terminata la fiera, è necessario documentare gli aspetti importanti per la rendicontazione: Quanti veicoli c'erano sul terreno? In quali giorni sono venuti? Quali piazzali di carico erano particolarmente affollati? Quanti ritardi ci sono stati nel trasporto? Grazie a questi dati, l'organizzatore della fiera può analizzare il funzionamento pratico della pianificazione. Può utilizzare le conoscenze acquisite per la logistica dei suoi eventi l'anno successivo.
Utilizzando le soluzioni software per la pianificazione dei percorsi, che vanno oltre l'ambito di un sistema di gestione delle banchine e dei cantieri, la gestione del tempo e il coordinamento dei veicoli possono essere abbinati allo spazio disponibile. Questo supporta gli espositori, i loro fornitori di servizi di trasporto, così come gli organizzatori e i costruttori di stand. Fissando abilmente i prezzi dei nuovi servizi, si possono anche generare entrate aggiuntive che vanno ben oltre i costi di un software.
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