Verstopfte Gänge und Warteschlangen prägen häufig das Besuchererlebnis auf Messen. Nicht bei der INTERSPORT Deutschland eG: Für eine effiziente Terminkoordination zwischen Messeausstellern und Händlern setzt die erfolgreichste mittelständische Verbundgruppe im Sportfachhandel mit mehr als 900 Händlern mit 1.500 Geschäften seit 17 Jahren auf ein intelligentes Terminbuchungssystem der gts Systems and Consulting GmbH. Durch die Eingabe von Besuchswünschen und eine enge Taktung wird jede Ordermesse inklusive Terminvereinbarung für bis zu 900 Händlerpersonen pro Messetag und 80 Ausstellern möglichst effektiv gestaltet. gts hat das Konzept nun weiterentwickelt: Die Lösung TransITmeet liefert auch großen Messen Optimierungspotenzial in puncto Vertrieb, Ressourcen und Kosten und liefert etliche Anreize für deren Wiederanlauf während und nach Corona.
Messebesuche können frustrierend sein: Man hat sich vorher genau überlegt, über welche Themen und Produkte man sich informieren möchte. Vor Ort sind die Verkäufer der gewünschten Aussteller jedoch ständig im Gespräch. Oder man erscheint zum vorab vereinbarten Termin und der Verkäufer hängt im vorherigen Gespräch fest. Das Ergebnis: Der Besucher läuft planlos in der Halle herum und vergeudet einen Großteil seiner Anwesenheitszeit. Die Verkäufer verlieren mögliche Abschlüsse, weil sie nur einen Kunden gleichzeitig bedienen können. Gefragt ist eine effiziente Koordination, die die Messe für alle Beteiligten qualitativ verbessert. Wie wäre es zum Beispiel, wenn Besucher (eigentlich) drei Tage vor Ort einplanen, aber ihren Besuch so takten könnten, dass bereits nach zwei Tagen die Abreise möglich ist? Oder wenn Besucher und Aussteller vorab wählen können, mit wem sie auf der Messe sprechen möchten? Im Fokus steht ein Konzept, dass Messen inklusive der Terminvergabe neugestaltet und den Veranstaltern sowie den teilnehmenden Unternehmen wertvollen Input für eine kontinuierliche Optimierung liefert.
Optimierte Terminbuchung bei INTERSPORT
Wie das funktionieren kann, zeigt das Beispiel der mittelständischen Verbundgruppe INTERSPORT: Seit 2004 veranstaltet die Gruppe im hauseigenen Heilbronner Veranstaltungszentrum redblue regelmäßig Ordermessen.
Sechs Mal im Jahr treffen sich rund 600 Sporthändler der INTERSPORT-Verbundgruppe, um bei den Ausstellern der Industrie die neue Kollektion zu ordern. Im Schnitt nehmen 80 Aussteller an der Messe teil, mit etwa fünf bis acht Außendienstmitarbeitern an 4 bis 7 Messetagen, die unterschiedlich vor Ort anwesend sind. Durch die uneinheitlichen Verfügbarkeiten ist die Terminplanung mit individuellen Absprachen oder einer manuellen Vergabe kaum umsetzbar, da Kapazitäten unweigerlich ungenutzt bleiben. Um die Messe für alle Beteiligten zeitlich möglichst effizient zu gestalten, suchte INTERSPORT deshalb nach einem System, das alle Messetermine zentral koordiniert und optimiert. Das Ziel: die Verringerung von Leerlaufzeiten und eine Gewährleistung der maximalen Terminanzahl auf jeder Messe. Der Softwareanbieter gts aus Aachen entwickelte das Terminbuchungssystem (TBS) für INTERSPORT, das Besuchswünsche objektiv berücksichtigt und Doppelvergaben bei den Terminen verhindert.
Bis zu 5.000 garantiert stattfindende Termine – vorab geplant
Vor jeder Messe stehen drei Phasen: In der Vorbuchungsphase erfasst die Software die verfügbaren Außendienstmitarbeiter der Aussteller und Einkaufsteams der INTERSPORT-Händler. Sowohl die Aussteller als auch die Händler geben ihre Besuchswünsche mit einer geplanten Termindauer an. In der Optimierungsphase errechnet die Software einen Terminplan, der die Präferenzen beider Seiten vereint und die Wartezeiten für alle Beteiligten möglichst kurzhält. Kurz vor der Messe startet die Nachbuchungsphase, in der die noch bestehenden Lücken im Terminplan gefüllt werden und bis zum Messeende noch weitere Termine nachgebucht werden können. „Das Terminbuchungssystem ist für uns ein wichtiger Baustein, um die Messekapazitäten von durchschnittlich 3.000 bis 5.000 Terminen bestmöglich auszuschöpfen“, sagt Lars Sommer, Ressortleiter des Messezentrums redblue. „Angesichts unserer großen Messefläche von 10.000 m2 koordiniert das TBS die Termine auch von den Laufwegen her sinnvoll. Das gestaltet den Besuch möglichst zeiteffektiv und ressourcensparend.“
Bislang mehr als 350.000 Termine koordiniert
Auch die Industrievertreter sind von dem System überzeugt: „Die einfache Übersicht meiner Vorordertermine unterstützen mich bei der großen Anfrage“, so Oliver Bollmann, Area Sales Manager beim Skisportartikelhersteller Atomic. „Die automatische Optimierung der Besuchswünsche ermöglicht, alle Händler in einem kleinen Zeitfenster unterzubringen.“ Insgesamt hat die Software seit Einführung mehr als 350.000 Termine koordiniert. Auch im Hinblick auf Vertrieb und Ressourcen sorgt sie für Optimierung: Im Nachgang der Messe ermöglichen Statistiken, die absolvierten Messetermine mit den Vorjahreswerten zu vergleichen. Das Team der Messeorganisation kann analysieren, welche Besuchswünsche offengeblieben sind und ob alle angemeldeten Händler tatsächlich vor Ort waren.
TransITmeet: Vorteile für verschiedene Anwender
Das INTERSPORT-Prinzip hat gts nun zur Software TransITmeet weiterentwickelt, mit der auch andere Veranstalter größerer Messen ihre Messeprozesse optimieren können. Sie erfüllt die Funktionen des grundlegenden Terminbuchungssystems vollumfänglich und bietet den Nutzern erweiterte Vorteile: Auch hier verringert sich die Anwesenheitsdauer der Besucher durch die Eingabe von Besuchswünschen im Vorfeld und eine enge Taktung der Termine immens. Zusätzlich schlägt das System weitere Aussteller vor, die für sie relevant sein könnten – ob bekannte Firmen, Lieferanten oder bestimmte Ausstellungstypen.
Die Besucher werden durch den Aussteller optimal bedient, da zur gleichen Zeit keine weiteren Anfragen am Stand erfolgen. Das optimiert den Messebesuch für den Einkaufsagenten, für den am Stand die richtigen Ressourcen und Experten zur Verfügung stehen.
Auch die Aussteller haben meist genaue Vorstellungen, ob sie bestimmte Kunden oder Kundentypen empfangen möchten. Im Fokus stehen beispielsweise bestehende Kunden oder möglichst viele Erstkontakte. Indem bereits vor der Messe feststeht, welcher Kunde wann an den Stand kommt, kann der richtige Berater für die jeweilige Anfrage bereitstehen.
Das ermöglicht eine bessere Personaleinsatzplanung. Letztendlich profitiert die Messegesellschaft von einem geringeren Planungsaufwand: Das System entwickelt und optimiert auf Basis intelligenter Algorithmen zentral und eigenständig Pläne, die manuell nicht umsetzbar sind.
Added Value: Messe wird zum Servicekonzept
Die Methodik von TransITmeet geht noch einen Schritt weiter, indem sie den Veranstaltern ermöglicht, ihre Messe zu einem Service zu entwickeln. Durch die anzunehmende Anzahl an Besuchern können Aussteller ihre Ressourcen vorab gezielter einsetzen und ihre Mitarbeiter nur dann auf die Messe schicken, wenn ihre Anwesenheit tatsächlich erforderlich ist. Zudem ist eine bessere Messeplanung möglich: Das System digitalisiert die Messeleads, indem Visitenkarten und Besuchsbögen digital erfasst bzw. ausgefüllt werden. Das schafft wertvollen Input für den Vertrieb, der Gespräche kundenspezifisch gestalten kann. Die Besuchererfassung liefert wichtige Daten für die CRM-Systeme der Vertriebsmitarbeiter. Auch hybride Messekonzepte – d.h. Veranstaltungen mit einem Mix aus physischen und virtuellen Elementen – sind planbar. Zusätzlich zum physischen Beratungstermin vor Ort können Besucher vorab den Service eines weiteren Experten, z.B. eines Technikers, hinzubuchen, der per virtueller Schalte am Gespräch teilnimmt. Auch die Messekosten sind durch einen klar abgesteckten Besuchsplan besser kalkulierbar. Verlauf und Erfolg der Messe können im Nachgang analysiert werden, sodass alle Beteiligten von kontinuierlichen Optimierungen profitieren.
Potenzial für Wiederanlauf in Coronazeiten
Die anzunehmende Anzahl an Besuchern ist nicht nur im Vorfeld eingrenzbar, sondern die Messe wird insgesamt durch die geringere Besucherzahl entlastet. Dank des festen Terminplans gibt es an den Ständen keine Warteschlangen mehr; Personenansammlungen beim Betreten und Verlassen des Messegeländes und an Anziehungspunkten werden vermieden. Auch die Infrastruktur im Umkreis der Messe inklusive ÖPNV wird durch die über den Tag verteilte Besucherzahl weniger stark in Anspruch genommen. Durch dieses Konzept entsteht eine hohe Sicherheit für Besucher und Aussteller: Denn zusätzlich erfüllt die Lösung in der Corona-Pandemie die Bestimmungen von Bund und Ländern, wie viele Menschen zusammentreffen dürfen und welchen Mindestabstand sie dabei einhalten müssen. Die Software integriert sich nahtlos in das geltende Infektionsschutzkonzept und ermöglicht eine klare Rückverfolgbarkeit möglicher Infektionsketten, da der Besucher sein Eintreffen am Messestand und das Ende des Gesprächs in einer App bestätigt. Das unterstützt den Wiederanlauf der Messen und kann zukünftig zum Standard werden. In Kombination mit der zeiteffektiven und ressourcenschonenden Systematik zur Terminbuchung entsteht ein Service, der das konventionelle Konzept von Messen nicht nur digitalisiert, sondern nachhaltig neugestaltet.
