Il software TransITmeet ottimizza la prenotazione degli appuntamenti per una maggiore sicurezza (di pianificazione)

INTERSPORT mostra la fiera del futuro

Corridoi intasati e code caratterizzano spesso l'esperienza dei visitatori alle fiere. Non all'INTERSPORT Deutschland eG: da 17 anni, il gruppo associativo di medie dimensioni di maggior successo nel settore del commercio al dettaglio sportivo con oltre 900 rivenditori con 1.500 negozi si affida a un sistema intelligente di prenotazione degli appuntamenti della gts Systems and Consulting GmbH per un coordinamento efficiente degli appuntamenti tra espositori e rivenditori della fiera. Inserendo le richieste di visita e rispettando un calendario serrato, ogni fiera degli ordini, compresi gli appuntamenti fino a 900 commercianti per giorno di fiera e 80 espositori, viene organizzata nel modo più efficace possibile. gts ha ora sviluppato ulteriormente il concetto: La soluzione TransITmeet offre alle grandi fiere anche un potenziale di ottimizzazione in termini di vendite, risorse e costi e fornisce diversi incentivi per il loro riavvio durante e dopo Corona.

Le visite alle fiere possono essere frustranti: Avete pensato attentamente in anticipo su quali argomenti e prodotti vorreste informarvi. Sul posto, però, i venditori degli espositori desiderati sono costantemente in conversazione. Oppure ci si presenta all'appuntamento prestabilito e il venditore è bloccato nella conversazione precedente. Il risultato: il visitatore vaga a caso per il padiglione e spreca gran parte del suo tempo di presenza. I venditori perdono potenziali affari perché possono servire un solo cliente alla volta. Quello che serve è una coordinazione efficiente che migliori la qualità della fiera per tutte le persone coinvolte. Come sarebbe, per esempio, se i visitatori pianificassero (effettivamente) tre giorni sul posto, ma potessero programmare la loro visita in modo che sia possibile andarsene dopo due giorni? O se i visitatori e gli espositori potessero scegliere in anticipo con chi vorrebbero parlare in fiera? Si tratta di un concetto che ridisegna le fiere, compresa la programmazione degli appuntamenti, e fornisce agli organizzatori e alle aziende partecipanti preziosi input per una continua ottimizzazione.

Prenotazione degli appuntamenti ottimizzata all'INTERSPORT

L'esempio del gruppo INTERSPORT, di medie dimensioni, mostra come questo possa funzionare: dal 2004, il gruppo organizza regolarmente fiere degli ordini nel proprio centro eventi redblue a Heilbronn.

Sei volte all'anno, circa 600 rivenditori sportivi del gruppo INTERSPORT si incontrano per ordinare la nuova collezione dagli espositori del settore. In media, 80 espositori partecipano alla fiera, con circa 5-8 rappresentanti di vendita in 4-7 giorni di fiera, che sono presenti in loco in modi diversi. A causa della disponibilità incoerente, la programmazione con accordi individuali o l'assegnazione manuale è difficilmente fattibile, poiché le capacità rimangono inevitabilmente inutilizzate. Per organizzare la fiera nel modo più efficiente possibile in termini di tempo per tutti i partecipanti, INTERSPORT ha quindi cercato un sistema che coordinasse e ottimizzasse centralmente tutti gli appuntamenti fieristici. L'obiettivo: ridurre i tempi morti e garantire il massimo numero di appuntamenti in ogni fiera. Il fornitore di software gts di Aquisgrana ha sviluppato per INTERSPORT il sistema di prenotazione degli appuntamenti (TBS), che tiene conto in modo oggettivo delle richieste di visita e impedisce la duplicazione degli appuntamenti.

Fino a 5.000 appuntamenti garantiti - pianificati in anticipo

Ci sono tre fasi prima di ogni fiera: nella fase di pre-prenotazione, il software registra il personale sul campo disponibile degli espositori e i team di acquisto dei rivenditori INTERSPORT. Sia gli espositori che i rivenditori inseriscono le loro richieste di visita con una durata di appuntamento pianificata. Nella fase di ottimizzazione, il software calcola un programma di appuntamenti che combina le preferenze di entrambe le parti e mantiene i tempi di attesa il più brevi possibile per tutte le persone coinvolte. Poco prima della fiera, inizia la fase di ri-prenotazione, in cui i vuoti rimanenti nel programma vengono riempiti e ulteriori appuntamenti possono essere ri-prenotati fino alla fine della fiera. "Il sistema di prenotazione degli appuntamenti è un elemento importante per noi per sfruttare al meglio la capacità della fiera di 3.000-5.000 appuntamenti in media", dice Lars Sommer, direttore del dipartimento del centro fieristico redblue. "In considerazione della nostra grande superficie espositiva di 10.000 m2, il TBS coordina gli appuntamenti in modo sensato anche per quanto riguarda i percorsi a piedi. Questo rende la visita il più possibile efficiente in termini di tempo e di risorse".

Più di 350.000 appuntamenti coordinati finora

Anche i rappresentanti del settore sono convinti del sistema: "La semplice visione d'insieme dei miei appuntamenti di pre-ordine mi supporta nella grande richiesta", dice Oliver Bollmann, Area Sales Manager del produttore di articoli da sci Atomic. "L'ottimizzazione automatica delle richieste di visita permette di soddisfare tutti i rivenditori in una piccola finestra temporale". In totale, il software ha coordinato più di 350.000 appuntamenti dalla sua introduzione. Assicura anche l'ottimizzazione delle vendite e delle risorse: dopo la fiera, le statistiche permettono di confrontare gli appuntamenti fieristici completati con i valori dell'anno precedente. Il team organizzativo della fiera può analizzare quali richieste di visita sono rimaste aperte e se tutti i rivenditori registrati erano effettivamente presenti in loco.

TransITmeet: Vantaggi per diversi utenti

Il principio di INTERSPORT è stato ora ulteriormente sviluppato da gts nel software TransITmeet, che anche altri organizzatori di grandi fiere possono utilizzare per ottimizzare i loro processi fieristici. Esso soddisfa pienamente le funzioni del sistema base di prenotazione degli appuntamenti e offre agli utenti ulteriori vantaggi: Anche in questo caso, il tempo di presenza dei visitatori viene ridotto immensamente attraverso l'inserimento delle richieste di visita in anticipo e un'accurata registrazione degli appuntamenti. Inoltre, il sistema suggerisce altri espositori che potrebbero essere rilevanti per loro - se aziende conosciute, fornitori o determinati tipi di mostre.

Sala espositiva

I visitatori sono serviti in modo ottimale dall'espositore, dato che non vengono fatte altre richieste allo stand nello stesso momento. Questo ottimizza la visita della fiera per l'agente d'acquisto, per il quale sono disponibili allo stand le risorse e gli esperti giusti.

Gli espositori di solito hanno anche idee precise sul fatto che vogliono ricevere certi clienti o tipi di clienti. Per esempio, l'attenzione è rivolta ai clienti esistenti o al maggior numero possibile di primi contatti. Sapendo prima della fiera quale cliente verrà allo stand e quando, il consulente giusto può essere pronto per la rispettiva richiesta.

Questo permette una migliore pianificazione del personale. In definitiva, l'azienda fieristica beneficia di un minore sforzo di pianificazione: sulla base di algoritmi intelligenti, il sistema sviluppa e ottimizza in modo centralizzato e indipendente piani che non possono essere implementati manualmente.

Valore aggiunto: La fiera diventa un concetto di servizio

La metodologia di TransITmeet va un passo avanti permettendo agli organizzatori di trasformare la loro fiera in un servizio. Ipotizzando il numero di visitatori, gli espositori possono indirizzare le loro risorse in modo più efficace in anticipo e inviare il loro personale in fiera solo quando la loro presenza è effettivamente richiesta. Inoltre, è possibile una migliore pianificazione della fiera: il sistema digitalizza i lead della fiera registrando o compilando digitalmente i biglietti da visita e le schede delle visite. Questo crea un input prezioso per il reparto vendite, che può adattare le conversazioni a clienti specifici. La registrazione dei visitatori fornisce dati importanti per i sistemi CRM del personale di vendita. Si possono anche pianificare concetti fieristici ibridi - cioè eventi con un mix di elementi fisici e virtuali. Oltre all'appuntamento fisico di consultazione in loco, i visitatori possono prenotare in anticipo il servizio di un altro esperto, ad esempio un tecnico, che partecipa alla discussione tramite interruttore virtuale. Anche i costi della fiera sono più facili da calcolare grazie a un piano di visita chiaramente definito. Lo svolgimento e il successo della fiera possono essere analizzati in seguito, in modo che tutti i partecipanti beneficino di una continua ottimizzazione.

Potenziale di riavvio nei tempi della corona

Il numero di visitatori che ci si può aspettare non solo può essere limitato in anticipo, ma la fiera nel suo insieme è alleggerita dal minor numero di visitatori. Grazie all'orario fisso, non ci sono più code agli stand; si evitano le folle di persone che entrano ed escono dal quartiere fieristico e nei punti di attrazione.  Anche l'infrastruttura nelle vicinanze della fiera, compresi i trasporti pubblici, è meno sollecitata a causa del numero di visitatori distribuiti nell'arco della giornata. Questo concetto crea un alto livello di sicurezza per i visitatori e gli espositori: infatti, la soluzione nella pandemia Corona rispetta le norme federali e statali sul numero di persone che possono riunirsi e la distanza minima che devono mantenere. Il software si integra perfettamente nel concetto di controllo delle infezioni applicabile e permette una chiara tracciabilità delle possibili catene di infezione, poiché i visitatori confermano il loro arrivo allo stand e la fine della riunione in un'app. Questo supporta il riavvio delle fiere e potrebbe diventare uno standard in futuro. In combinazione con il sistema di prenotazione degli appuntamenti, efficiente in termini di tempo e di risorse, viene creato un servizio che non solo digitalizza il concetto convenzionale di fiera, ma lo rimodella in modo sostenibile.

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