Perché i grossisti del settore idrotermosanitario dovrebbero eliminare la carta dalle loro consegne e cosa cambia con un percorso interamente digitale, dal magazzino alla firma.
Sono le sei del mattino nel magazzino di un grossista del settore idrosanitario. I primi veicoli di consegna sono già pronti. Nel magazzino, gli ordini dei clienti attendono di essere consegnati. Il reparto logistico ha già distribuito gli ordini lungo i vari percorsi, tenendo conto delle zone di consegna, della capacità dei veicoli e delle esigenze dei clienti. Sulla scrivania giacciono le bolle di consegna per i percorsi di oggi. L’autista esamina i documenti, stabilisce l’ordine delle fermate in base alla propria esperienza e alla conoscenza del territorio e organizza il carico di conseguenza. Mentre i furgoni sono in viaggio, il reparto logistico rimane in contatto con gli autisti per eventuali chiarimenti o modifiche dell’ultimo minuto. Tuttavia, l’andamento esatto dei giri non è sempre visibile in tempo reale. Spesso è possibile verificare completamente se tutte le consegne sono state effettuate come previsto solo dopo il ritorno dei veicoli, sulla base delle bolle di consegna firmate.
La logistica nel commercio all’ingrosso di prodotti idrosanitari: un caso particolare.
Quasi nessun altro settore pone requisiti così diversi in materia di consegne come quello del commercio all’ingrosso di prodotti idraulici, di riscaldamento e di climatizzazione. Le consegne vengono effettuate sia a imprese artigiane che a cantieri, spesso con tempistiche ristrette e referenti sul posto che cambiano di volta in volta.
A ciò si aggiunge un assortimento che mette alla prova qualsiasi pianificazione delle consegne:
- Piccoli e pesanti: rubinetteria, raccordi, pompe o valvole occupano poco spazio ma hanno un peso notevole.
- Grandi e leggeri: materiali isolanti, piatti doccia o componenti per la ventilazione riempiono il vano di carico senza sfruttare appieno la capacità di carico.
- Anche il viaggio di ritorno conta: in molti giri, la merce restituita e i vuoti vengono ritirati immediatamente e devono essere registrati.
In molti luoghi l’organizzazione segue lo schema classico: la pianificazione dei giri avviene in base agli ordini e alle zone di consegna, il magazzino prepara le merci con bolle di consegna cartacee e l’autista stabilisce autonomamente l’ordine delle fermate. Presso il cliente si firma su carta, mentre i resi e i vuoti vengono annotati manualmente. Il feedback alla pianificazione e all’amministrazione avviene solo al termine del giro. Ogni grossista ha le proprie varianti, ma lo schema di base è sorprendentemente simile.
Dove si perdono tempo e denaro.
Il problema raramente è un singolo errore, ma piuttosto la somma di piccole interruzioni nel flusso di lavoro. Cinque di queste si presentano ripetutamente ai responsabili della logistica nel settore del commercio all’ingrosso di prodotti idrosanitari:
- Cambiamenti di supporto: tra la pianificazione, il magazzino e l’autista, le informazioni cambiano più volte supporto. Dall’ERP alla carta, dalla carta alla memoria dell’autista e, la sera, di nuovo nel sistema. Ogni cambio richiede tempo e comporta il rischio di errori.
- Percorsi in base all’esperienza: se è il conducente a pianificare autonomamente il proprio itinerario, è l’esperienza a prevalere sui calcoli. Questo metodo funziona, ma spesso non è ottimale e comporta una perdita di tempo quotidiana che, su tutta la flotta, si traduce rapidamente in ore.
- Lavorare alla cieca durante il giro di consegne: spesso, mentre il giro è in corso, non è chiaro se una consegna sia già stata effettuata. Ciò vale sia per il reparto logistica che per il personale amministrativo, che deve rispondere alle richieste dei clienti.
- Ping-pong telefonico: la mancanza di informazioni dà luogo a richieste di chiarimenti tra l’autista e il centralino. Ciò impegna entrambe le parti e distrae l’autista dalla guida.
- Pratiche burocratiche dopo il lavoro: le bolle di consegna firmate, i resi registrati e i vuoti devono essere inseriti manualmente e archiviati al termine del giro. Questo lavoro aggiuntivo ricade sull’amministrazione e ritarda l’emissione delle fatture.
Tre domande per la propria azienda.
Per capire a che punto si trova la propria azienda, basta porsi tre semplici domande:
- Per le operazioni di carico e consegna utilizzate ancora bolle di consegna cartacee o siete già passati al formato digitale?
- In che modo le ricevute di consegna firmate vengono oggi ritrasmesse dall’autista al vostro sistema ERP e quanto tempo ci vuole?
- In che modo il magazzino e gli autisti si coordinano durante le operazioni di carico dei vostri veicoli?
Chi esita anche solo su una domanda ha del potenziale. Questo vale anche per le aziende che utilizzano già un sistema o sono soddisfatte dei propri processi: un’analisi dell’intero processo, dal carico alla prova di consegna digitale, spesso mette in luce le lacune che ancora esistono tra le soluzioni isolate.
Conclusione.
La digitalizzazione delle consegne nel commercio all’ingrosso del settore idrotermosanitario non è fine a se stessa. Alleggerisce il carico di lavoro sia degli autisti che del reparto logistico e amministrativo, rendendo visibile in ogni momento lo stato della consegna. Soprattutto, accelera il processo che va dalla prova di consegna alla fattura. Soprattutto per i rivenditori con una flotta propria di almeno dieci veicoli, i minuti risparmiati ad ogni fermata si sommano rapidamente, producendo un effetto tangibile. Che tali soluzioni siano adatte alla pratica lo dimostrano gli utenti del settore del commercio all’ingrosso e della logistica – dai grossisti del settore idraulico, del riscaldamento e della climatizzazione ai grandi gruppi logistici.
